01 児童情報管理
児童ごとの情報を、運営・請求の土台として管理
児童アカウントを登録・連携し、基本情報や受給者証、請求に必要な情報を管理します。
- 児童の基本情報を登録・更新
- 受給者証情報を登録し、有効期間などを管理
- 利用者負担上限月額、契約期間、支給量など請求関連情報を管理
- 登録した情報を日々の実績・請求業務につなげる
情報を分けずに、利用者単位で整理
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児童アカウントを登録・連携事業所に所属する児童を登録
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基本情報・受給者証を管理日々の運用に必要な情報を確認
3
請求関連情報を設定契約・上限管理などの情報を請求へ
02 連絡帳
保護者とのやり取りを、毎日の支援記録につなげる
利用前の体調・機嫌・体温・睡眠などを保護者から受け取り、利用後は事業所での様子や活動内容、次回利用日などを記録して配信できます。
- 保護者から利用前の状態を受け取る
- 利用時間、送迎、食事など日々の利用情報を記録
- 事業所での様子や活動内容を保護者へ配信
- 連絡帳を印刷用データとして保存可能
毎日の流れ
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保護者が入力体調・機嫌・体温・睡眠など
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事業所が確認・追記利用情報、活動内容、児童の様子を記録
3
保護者へ配信日々の支援内容をデジタルで共有
03 実績・個別支援記録
連絡帳をもとに、実績を記録・確認
作成した連絡帳をもとに実績を記録し、提供状況、利用時間、送迎、食事、必要な加算などを確認できます。あわせて詳細な個別支援記録を残せます。
- 連絡帳をもとに実績情報を記録
- 出席・欠席、利用時間、送迎、食事などを確認
- 必要な加算項目を設定
- 支援内容、専門家からのアセスメント、学習記録、今後の課題を記録
- 月ごとの実績表を印刷用データとして保存
連絡帳 → 実績 → 請求へ
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連絡帳を作成日々の利用情報を記録
2
実績を確認利用時間・送迎・食事・提供状況を確認
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支援記録・加算を追記必要な情報を追加して次の業務へ
個別支援記録の「専門家からのアセスメント」は、実績内の記録項目としてマニュアルに記載されています。
04 スケジュール
希望日の収集から調整・共有まで、スケジュールを一元管理
利用者から次月以降の利用希望日を収集し、事業所側で調整した予定を共有できます。営業日や締切日、定員、送迎、食事までまとめて管理します。
- 利用希望日の受付締切日を設定
- 営業日・営業時間・休業日を設定
- 希望日をもとに日程を調整・変更・削除
- キャンセル待ち（仮日程）を設定
- 送迎場所・送迎時間、昼食・おやつ予定を管理
- 定員情報を設定し、警告表示で確認
- 当月・過去の利用予定も確認
次月予定をつくる流れ
1
営業日・締切日を設定利用者が希望日を申請できる状態にする
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利用者が希望日を登録利用時間・送迎・食事も日ごとに入力可能
3
事業所で日程を調整定員を確認しながら予定を確定
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確定した予定を共有利用者側からスケジュールを確認
05 個別支援計画書
計画書の作成・共有・確認を、データで管理
Ecold LINK 上で個別支援計画書を作成し、データとして保管。保護者への共有、確認（電子署名）、PDF 出力まで行えます。同じ有効期限の別表も作成できます。
- 利用者ごとの個別支援計画書を作成・編集
- 同じ有効期限の別表を作成・編集
- 保護者のスマホへ計画書を共有
- 保護者が内容を確認し、電子署名
- 作成・共有・確認などの進捗状況を表示
- PDF で開き、そのまま印刷可能
- 有効期限切れ・期限間近などを状態表示
作成から保護者確認まで
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個別支援計画書を作成本表と同期間の別表も作成
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保護者へ共有スマホから本表・別表を確認
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保護者が確認（電子署名）確認状態をシステム上で把握
4
PDF 出力・印刷交付・保管に使える様式で出力
保護者確認（電子署名）済みの計画書は編集できない状態になる仕様がマニュアルに記載されています。
06 請求業務
日々の実績をもとに、請求データと必要書類を作成
事業所情報・利用者情報・利用実績をもとに、国保連・利用者への請求に関する情報をデータ化し、請求関連の帳票を作成できます。
- 施設情報・加算減算・児童情報を確認
- 利用日ごとの実績と報酬算定内容を確認
- 利用者負担額一覧表を作成
- 利用者負担上限額管理結果票を作成・入力
- 請求データを最終確認
- 国保連送信用 CSV データを保存
- 請求書・領収書・代理受領通知書等を発行
- 領収状況を月ごと・利用者ごとに管理
請求を段階的に確認
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基本情報を確認事業所・加算減算・児童情報
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実績を確認・確定利用日ごとの算定内容と実費を確認
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上限管理・負担額を確認必要な帳票・結果情報を作成
4
データ・帳票を出力国保連 CSV、請求書、領収書など
国保連CSV
請求書
領収書
代理受領通知書
上限管理結果票
07 報告・記録
事業所内の報告・連絡・共有を、ペーパーレスに
日々の業務記録から管理者向け記録、ヒヤリハット、研修報告まで、事業所内で発生する記録をオンラインで管理できます。
- 業務日誌：勤務状況、利用状況、1日の様子、引継ぎ、問い合わせなどを記録
- 管理者日誌：利用状況、見学数、統括、利用者の特記事項などを記録
- ヒヤリハット：発生日時、事故種別、報告書などを管理
- 研修報告：日時・種別・内容を登録し、資料を添付
- 日々の業務サイクルの中で記録を確認・共有
記録を一か所に集約
業務日誌
管理者日誌
ヒヤリハット
研修報告
朝
前日の引継ぎを確認業務日誌・ヒヤリハット等を確認
日
サービス中の情報を記録連絡帳・実績と並行して情報を蓄積
夕
1日の記録を残す業務日誌や報告書を作成・共有
08 本部連絡
本部から各事業所への連絡を、グループ単位でも配信
本部（本社・メイン施設）から、各事業所へ通知事項や業務連絡を送付できます。全事業所への一斉通知だけでなく、特定事業所をグループ化した配信にも対応します。
- 本部から事業所へ通知・連絡を送信
- 全事業所への一斉配信
- 特定事業所のグループに絞った配信
- 事業所側は受信箱から連絡内容を確認
複数事業所の情報伝達を整理
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本部が連絡を作成通知事項や業務連絡を入力
2
配信先を指定全事業所または特定グループ
3
各事業所が確認受信箱で連絡を一覧・詳細表示
09 交通費
申請から確認・受領まで、交通費をオンライン管理
出勤や出張で発生した交通費をスタッフが申請し、管理者・本部が内容を確認。精算後は申請者が受領済みに変更できます。
- 利用日・区分・申請内容・金額を登録
- 必要に応じて申請書類を添付
- 管理者は所属事業所の申請を確認
- 本部は全申請を確認
- 精算後に申請者が受領済みを記録
申請 → 確認 → 受領
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スタッフが申請交通費の内容と金額を入力
2
管理者・本部が確認申請内容をチェックして確認済みに
3
申請者が受領確認精算完了後、受領済みに変更
10 勤怠記録
顔認証で出退勤を記録し、打刻状況を見える化
スタッフ勤怠記録アプリでは、出勤・退勤を選択して顔認証を行い、本人確認後に打刻できます。トップ画面では当日のシフトと打刻状況を確認できます。
- 顔認証による出勤・退勤の本人確認
- 誰が何時何分に出退勤したかを表示
- 当日のシフト情報と打刻済み／未打刻を表示
- 打刻忘れがある場合は対象者と時刻を分かりやすく表示
- 二重打刻をエラーとして制御
- 出勤予定時刻より早すぎる打刻を制御
- 勤務者一覧・勤務者情報・顔登録情報を確認
出退勤の流れ
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出勤／退勤を選択トップ画面から操作
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顔認証登録されている勤務者か確認
3
本人確認認証した人物を画面で確認
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打刻を記録出勤・退勤時刻を記録
勤怠機能は、添付の「スタッフ勤怠記録アプリ画面遷移図」に基づいて記載しています。
ACCOUNT & PERMISSION
役割に応じて、操作できる範囲を分ける
従業員ごとにアカウントを作成し、「本部」「管理者」「スタッフ」に振り分けて、操作できる機能や閲覧範囲を制限できます。
アカウント管理
- 従業員ごとに利用アカウントを作成
- 氏名・メールアドレス・閲覧可能事業所などを設定
- 本部・管理者・スタッフで権限を分ける
- 複数端末から管理画面を同時に利用可能
権限の考え方
※実際に操作できる機能・範囲は、アカウント種別や設定により異なります。